Cuando las personas regresan, a menudo también descubren que las oficinas no se adecúan a sus necesidades. Las filas fijas de escritorios y salas de reuniones casi no se utilizan, los muebles carecen de una buena ergonomía y puede ser difícil reservar talleres para equipos y espacios para reuniones.

El modelo "solo virtual" no funciona: pregúntale a cualquiera de las primeras empresas que adoptaron estrategias principalmente remotas cómo les fue durante la pandemia, cuando no pudieron reunir a sus equipos. Pero demasiadas empresas recortan sus presupuestos de viajes en un momento en el cual los equipos necesitan desesperadamente establecer conexiones.

Entonces, ¿cuál es el camino a seguir?

Creación de conexiones para equipos

Reuniones presenciales

Las reuniones de equipo crean conexiones más profundas y son esenciales para la salud del equipo y el compromiso de los empleados. El proveedor de software Atlassian estudió a los equipos que se reunían trimestralmente y descubrió que el compromiso de los empleados se disparaba en forma drástica y permanecía así durante aproximadamente cuatro a cinco meses.

Las mejores prácticas incluyen conceptos como:

• Acciones estratégicas mínimas que garanticen que todos los empleados se reúnan con su equipo, grupo funcional o empresa al menos una vez por trimestre.

• Encuentros dos veces al año para equipos funcionales en lugar de dos veces al año para equipos interdisciplinarios.

• Garantías de que las reuniones trimestrales o menos frecuentes sean, al menos en un 50 %, de naturaleza "social": ejercicios de cooperación en equipos, comidas en grupo o actividades de voluntariado.

Estar fuera del lugar de trabajo es el nuevo lugar de trabajo. Podemos observar la evidencia de esto en una investigación reciente de MillerKnoll, que descubrió que los viajes a las ubicaciones de la empresa en los últimos dos años ahora casi equivalen a los viajes para visitar a los clientes (35,5 % en comparación con 36,1 %, respectivamente). Esto lleva a viajar a lugares de convenciones y hoteles. El mismo estudio descubrió evidencia de que el deseo de las personas de viajar aumenta en el caso de asistir a "eventos" en lugar de "reuniones".

Conexión virtual

Muchas de las mejores prácticas en torno a la conexión de los equipos que describimos en el libro Cómo funciona el futuro se pueden realizar en línea o de forma presencial. Conceptos como los manuales de usuario personales (compartir tu estilo de trabajo, horarios preferidos y antecedentes) y el uso de elementos para romper el hielo para iniciar las reuniones del personal, sin importar la ubicación.

También es importante pensar en el diseño de nuestros espacios físicos y cómo los usamos. La clásica mesa larga y rectangular, con personas mayores en un extremo y la pantalla en el extremo opuesto debe reemplazarse con configuraciones que les permitan a todos observar a quienes están en toda la sala y que todos quienes estén conectados escuchen por igual. En el caso de las sesiones de grupos más grandes, esto implica varias pantallas, micrófonos y cámaras.

Además, con dos generaciones de nativos digitales en nuestras fuerzas laborales, los líderes pueden y deben recurrir a los miembros más jóvenes del equipo en busca de ideas.

Creación de conexiones para vínculos débiles

Espacios de trabajo flexibles

Ya superamos la etapa en la que "esperemos y veamos qué sucede" era la respuesta correcta al rediseño de la oficina. En Estados Unidos, la utilización de las oficinas coincide, en gran medida, con lo que es el promedio entre las políticas laborales de las empresas, aproximadamente la mitad de la que era antes de la pandemia. Canadá, el Reino Unido y Australia presentan tendencias similares. Aunque el fenómeno se observa en menor grado en otros países, en la investigación de MillerKnoll podemos observar que, incluso en países como India y Japón, sólo el 61 % y el 63 % de las empresas (respectivamente) trabajan en la oficina a tiempo completo.

La función principal de las oficinas pasó de ser un lugar de trabajo individual a ser un lugar de colaboración y conexión. Necesitamos espacios que sean flexibles, para satisfacer las cambiantes demandas de los equipos y más interactivos, para potenciar los encuentros y las conversaciones casuales, dentro de los equipos y entre ellos.

Creación de vínculos virtual

Las comunidades virtuales con base en intereses son una excelente forma de crear vínculos entre los equipos y las funciones: los "vínculo débiles" que nos hacen falta. Aprovechar herramientas como Microsoft Teams y Slack permite crear canales para conversaciones que abarcan toda la organización.

Algunos ejemplos:

Grupos de recursos para empleados

Los canales para que los miembros de un grupo se conecten y se apoyen entre sí son fundamentales para los grupos que, a menudo, son demasiado pequeños a nivel local pero considerables a nivel mundial.

Intereses personales

"Gatos" y "perros" son clásicos, pero existen muchísimos más. Por ejemplo, un empleado inició un canal de "obsesionados con los zapatos deportivos" para cinco amigos en la ciudad de Nueva York que se volvió viral y, finalmente, conectó a cientos de empleados de oficinas de todo el mundo.

Temas de trabajo

Alentar a las personas a compartir lo que leen, observan y escuchan sobre temas relacionados con el negocio también puede generar nuevas ideas que abarquen diversos grupos y perspectivas.

Conexión en persona

Fortalecer las comunidades locales y globales es una excelente forma de crear conexiones de empleados con la empresa y vínculos débiles entre funciones. No fomentes solo las comidas semanales en grupo de la oficina local, sino que también la participación de la comunidad local, a través de actividades grupales de voluntariado. Piensa más allá del happy hour y opta por la programación que las personas valoran, como las capacitaciones en almuerzos informales que organizan diferentes funciones y líderes, y los programas educativos en la oficina.

¿Tu oficina no está en un lugar con 20 empleados o más? Anímalos y apóyalos para que realicen reuniones de equipo locales, busca un "administrador de la comunidad" local que te ayude a crear un tejido social y que organice viajes ejecutivos para establecer conexiones en el área.

Vivimos en un mundo de trabajo distribuido y no hay vuelta atrás. Las herramientas digitales y las comunidades virtuales seguirán desempeñando un papel clave en la creación de conexiones. También es hora de preguntarnos si los espacios físicos con los que contamos son adecuados para nuestros propósitos en este futuro distribuido... y en este presente.