Al ritorno, molti si accorgono che gli uffici non soddisfano le loro necessità. Scrivanie fisse, sale riunioni poco utilizzate, mobili non ergonomici e difficoltà nella prenotazione di laboratori e spazi di aggregazione.

Il lavoro "solo virtuale" non funziona, basta chiedere a una qualsiasi delle aziende che operano in remoto come se la sono cavata durante la pandemia, quando non hanno potuto riunire i loro team. In un periodo cruciale per la creazione di connessioni tra i team, molte aziende hanno ridotto i budget per le trasferte.

Quindi, qual è la strada da seguire?

Costruire connessioni per i team

Riunioni fisiche

Le riunioni di gruppo creano connessioni più profonde e sono essenziali per il benessere del team e il coinvolgimento dei dipendenti. Il fornitore di software Atlassian ha studiato i propri team che si riunivano trimestralmente e ha scoperto che l'engagement dei dipendenti aumentava drasticamente e rimaneva a livelli elevati per circa quattro o cinque mesi.

Le migliori pratiche includono concetti come:

• Norme minime che garantiscono che tutti i dipendenti siano con il proprio team, gruppo funzionale o azienda almeno trimestralmente.

• Riunioni semestrali per i team funzionali alternate a riunioni semestrali per i team interfunzionali.

• Garantire che le riunioni trimestrali o meno frequenti siano almeno per il 50% di natura "sociale". attività di team-building, momenti conviviali o iniziative di volontariato.

Le riunioni in loco sono diventate più cruciali di quelle fuori sede. Lo conferma uno studio recente di MillerKnoll, il quale rivela che negli ultimi due anni, i viaggi verso le sedi aziendali sono quasi uguali a quelli effettuati per incontrare i clienti (rispettivamente 35,5% e 36,1%). Questa tendenza si traduce in viaggi verso luoghi di conferenze e hotel. Nella medesima indagine, si è constatato che la propensione a viaggiare è più elevata per gli "eventi" rispetto alle "riunioni".

Connessione virtuale

Molte delle migliori pratiche di connessione tra i team che abbiamo descritto nel libro How the Future Works possono essere attuate online o di persona. Concetti come la creazione di manuali d'uso personali, la condivisione del proprio stile di lavoro, degli orari preferiti e del background, insieme all'utilizzo di tecniche "rompighiaccio" per avviare le riunioni del personale, sono efficaci indipendentemente dalla sede di lavoro.

Inoltre, è fondamentale considerare il design dei nostri spazi fisici e come vengono utilizzati. La tradizionale disposizione con un tavolo lungo e rettangolare, dove il personale senior si trova a un'estremità e lo schermo all'altra, dovrebbe essere rinnovata con una configurazione che consenta a tutti di vedere chi è presente nella stanza e di sentirsi coinvolti allo stesso modo. Per sessioni di gruppo più ampie, si raccomandano schermi multipli, microfoni e telecamere.

Inoltre, con due generazioni di nativi digitali nella nostra forza lavoro, è possibile e necessario coinvolgere i membri più giovani del team per ottenere idee innovative.

Costruire connessioni per legami deboli

Postazioni di lavoro flessibili

Ormai abbiamo superato il punto in cui l'adozione di un approccio passivo rappresentava la soluzione ideale per la trasformazione dell'ambiente dell'ufficio. Negli Stati Uniti, l'uso degli uffici rispecchia in gran parte le politiche aziendali sull'ambiente di lavoro, attestandosi a circa la metà dei livelli pre-pandemici. Analoghe tendenze sono evidenti anche in Canada, nel Regno Unito e in Australia. Nonostante una presenza meno diffusa in altri paesi, la ricerca di MillerKnoll evidenzia che persino in nazioni come l'India e il Giappone, solo il 61% e il 63% delle aziende (rispettivamente) adotta un modello di lavoro in ufficio a tempo pieno.

La funzione primaria degli uffici è cambiata: ora sono spazi dedicati alla collaborazione e alla connessione, anziché essere semplici luoghi di lavoro individuali. Richiediamo spazi flessibili, in grado di adattarsi alle mutevoli esigenze dei team e di promuovere interazioni più dinamiche per facilitare conversazioni informali sia all'interno che tra i team.

Legami virtuali

Le comunità online incentrate sugli interessi sono un eccellente mezzo per generare connessioni tra team e funzioni, introducendo quei "legami deboli" che ci sono mancati. Utilizzando strumenti come Microsoft Teams e Slack, si creano canali di comunicazione che coinvolgono l'intera organizzazione.

Alcuni esempi:

Gruppi di risorse dei dipendenti

I canali che consentono ai membri di un gruppo di connettersi e offrire supporto sono essenziali per comunità che sono frequentemente di dimensioni ridotte a livello locale, ma significative a livello globale.

Interessi personali

I canali dedicati a "gatti" e "cani" sono i preferiti, ma ve ne sono molti altri altrettanto interessanti. Per esempio, un dipendente ha lanciato il canale "fansneaker" con cinque amici a New York City, che è poi diventato virale e ha collegato centinaia di dipendenti in uffici sparsi per il mondo.

Argomenti di lavoro

Incentivare le persone a condividere le loro letture, visioni ed esperienze relative all'attività può anche favorire la generazione di nuove idee, coinvolgendo gruppi e prospettive diverse.

Connessione di persona

Fortificare le comunità locali e globali è un efficace mezzo per instaurare una connessione significativa tra i dipendenti e l'azienda, promuovendo inoltre i legami deboli tra le diverse funzioni. Promuovere non solo il pranzo settimanale in comune nell'ufficio locale, ma anche l'interazione con la comunità locale attraverso attività di volontariato di gruppo. Considerare opzioni al di là dell'happy hour, come pranzi al sacco organizzati da diverse funzioni e dirigenti, oltre a programmi educativi in ufficio.

Non si dispone di un ufficio in una sede con 20 o più dipendenti? Incentivare i dipendenti e offrire loro supporto nell'organizzazione di riunioni di team a livello locale. Trovare un "community manager" in loco per facilitare la creazione di legami sociali e organizzare viaggi di lavoro per favorire connessioni a livello aziendale.

Viviamo in un mondo di lavoro distribuito, e non c'è via di ritorno. Gli strumenti digitali e le comunità virtuali manterranno un ruolo cruciale nella promozione di connessioni significative. È ora di valutare se gli spazi fisici attuali sono idonei alle nostre finalità in questo futuro distribuito, e anche nel presente.