Quando as pessoas voltam, muitas vezes também descobrem que os escritórios não são adequados às suas necessidades. Salas de reuniões e fileiras fixas de mesas praticamente não são utilizadas, os móveis carecem de boa ergonomia e workshops de equipe e espaços de reunião podem ser difíceis de reservar.

“Sozinho virtualmente” não funciona - pergunte a qualquer uma das empresas que optam pelo trabalho remoto como se saíram durante a pandemia, quando não conseguiram reunir suas equipes. Mas um número grande de empresas cortam orçamentos de viagens num momento em que as equipes precisam desesperadamente construir conexões.

Então, qual é o caminho a seguir?

Como construir conexão para equipes

Reuniões presenciais

As reuniões em nível de equipe criam conexões mais profundas e são essenciais para a saúde da equipe e o engajamento dos funcionários. O fornecedor de software Atlassian analisou suas equipes que se reuniam trimestralmente e descobriu que o engajamento dos funcionários aumentou incrivelmente e permaneceu assim por cerca de quatro a cinco meses.

As práticas recomendadas incluem conceitos como:

• Grades de proteção mínimas, garantindo que todos os funcionários estejam com sua equipe, grupo funcional ou empresa pelo menos trimestralmente.

• Reuniões semestrais para equipes funcionais trocadas por reuniões semestrais para equipes multifuncionais.

• Garantir que as reuniões trimestrais ou menos frequentes sejam pelo menos 50% de natureza “social”: exercícios de formação de equipe, refeições conjuntas ou atividades voluntárias.

O local interno é o novo local externo. Vemos evidências disso em uma pesquisa recente da MillerKnoll, que descobriu que as viagens para locais de empresas nos últimos dois anos agora são quase iguais a viagens para visitar clientes (35,5% x 36,1%, respectivamente). Isso fica à frente de viagens para locais de convenções e hotéis. O mesmo estudo encontrou evidências de que o desejo das pessoas de viajar aumenta para “eventos” versus “reuniões”.

Conexão virtual

Muitas das práticas recomendadas em relação à conexão da equipe que descrevemos no livro Como funciona o futuro pode ser feito on-line ou presencialmente. Conceitos, como manuais de usuário pessoais (compartilhar o seu estilo de trabalho, horários preferidos e histórico) e o uso de quebra-gelos para iniciar reuniões de equipe, independentemente do local.

Também é importante pensar sobre o design de nossos espaços físicos e como os utilizamos. A clássica mesa longa e retangular com a alta gerência em uma ponta e a tela na outra deve ser substituída por configurações que permitam que todos vejam os que estão ao redor da sala e que todos que estejam conectados ouçam igualmente. Para sessões envolvendo grupos maiores, isso significa múltiplas telas, microfones e câmeras.

Além disso, com duas gerações de nativos digitais em nossa força de trabalho, os líderes podem e devem recorrer aos membros mais jovens da equipe em busca de ideias.

Como construir conexão para laços fracos

Espaços de trabalho flexíveis

Já ultrapassamos o estágio em que “esperar para ver” é a resposta certa para a reformulação do escritório. Nos EUA, a utilização dos escritórios está em grande medida em sintonia com a média das políticas de local de trabalho das empresas, cerca de metade do que eram antes da pandemia. Existem tendências semelhantes no Canadá, no Reino Unido e na Austrália. Embora menos em outros países, na pesquisa da MillerKnoll vemos que mesmo em países como a Índia e o Japão, apenas 61% e 63% das empresas (respectivamente) trabalham no escritório em tempo integral.

A função principal dos escritórios deixou de ser um local de trabalho individual para se tornar um local de colaboração e conexão. Precisamos de espaços que sejam flexíveis para atender às mudanças nas demandas das equipes e mais interativos para impulsionar colisões e conversas casuais dentro e entre equipes.

Como se unir virtualmente

Comunidades virtuais baseadas em interesses são uma ótima maneira de construir laços entre equipes e funções – os “laços fracos” que estavam faltando. Aproveitar ferramentas como Microsoft Teams e Slack cria canais para conversas que abrangem uma organização.

Alguns exemplos:

Grupos de recursos de funcionários

Canais para os membros de um grupo se conectarem e apoiarem uns aos outros são essenciais para grupos que muitas vezes são muito pequenos localmente, mas consideráveis globalmente.

Interesses pessoais

“Gatos” e “cachorros” são clássicos, mas existem muitos mais. Por exemplo, um funcionário iniciou um canal “sneakerheads” para cinco amigos na cidade de Nova York que se tornou viral, acabando por conectar centenas de funcionários de escritórios em todo o mundo.

Tópicos de trabalho

Incentivar as pessoas a compartilhar o que estão lendo, vendo e ouvindo sobre tópicos relacionados ao negócio também pode gerar novas ideias que abrangem diversos grupos e perspectivas.

Conexões presenciais

Fortalecer as comunidades locais e globais é uma ótima maneira de criar conexões entre os funcionários e a empresa e de criar laços fracos entre funções. Incentive não apenas a refeição comunal semanal do escritório local, mas o envolvimento da comunidade local através de atividades voluntárias em grupo. Pense além da happy hour e opte por programas que as pessoas valorizem, como almoços simples oferecidos por diferentes funções e líderes e programas educacionais no escritório.

Não tenha um escritório em um local com 20 ou mais funcionários? Incentive-os e apoie-os a realizar reuniões de equipe localmente, encontre um “gerente comunitário” local para ajudar a construir o tecido social e combine viagens executivas para construir conexões localmente.

Vivemos em um mundo de trabalho distribuído e não há como voltar atrás. As ferramentas digitais e as comunidades virtuais continuarão a desempenhar um papel fundamental na construção de conexões. Também chegou a hora de perguntar se os espaços físicos que temos são adequados aos nossos propósitos neste futuro… e presente distribuídos.