Und wenn Leute doch zurückkommen, stellen sie oft fest, dass die Büros nicht mehr ihren Bedürfnissen entsprechen. Feste Schreibtischreihen bleiben weitgehend ungenutzt, die Möblierung in Besprechungsräumen ist unergonomisch, und Team-Workshops und Versammlungsräume sind möglichweise schwierig zu buchen.

„Virtuell allein“ funktioniert nicht – fragen Sie mal ein Remote-First-Unternehmen, wie es ihnen während der Pandemie ergangen ist, als sie ihre Teams nicht zusammenbringen konnten. Aber zu viele Unternehmen kürzen ihre Reisebudgets gerade jetzt in einer Zeit, in der Teams dringend ihre Beziehungen untereinander stärken müssen.

Was ist also der beste Weg voran?

Beziehungen zwischen Teams stärken

Persönliche Zusammenkünfte

Persönliche Treffen auf Teamebene vertiefen den Kontakt und sind wichtig für ein intaktes Team und engagierte Mitarbeitende. Der Softwareanbieter Atlassian führte eine Untersuchung zu Teams durch, die sich in vierteljährlichem Rhythmus trafen, und stellte fest, dass das Mitarbeiterengagement drastisch anstieg und etwa vier bis fünf Monate auf demselben hohen Niveau blieb.

Die entsprechenden Best Practices umfassen unter anderem folgende Maßnahmen:

• Durch Leitlinien wird sichergestellt, dass sich alle Mitarbeiter mindestens vierteljährlich im Rahmen ihres Teams, ihrer Funktionsgruppe oder des ganzen Unternehmens treffen.

• Halbjährlich veranstaltete Treffen für Funktionsteams wechseln sich ab mit Treffen für funktionsübergreifende Teams, die ebenfalls zweimal im Jahr stattfinden.

• Alle vierteljährlich oder seltener veranstalteten Zusammenkünfte müssen zu mindestens 50 % aus Socializing-Events bestehen: Teambuilding-Übungen, gemeinsame Mahlzeiten oder ehrenamtliche Aktivitäten.

„Onsite is the new Offsite.“ Die Richtigkeit dieser These wird durch eine aktuelle Studie von MillerKnoll belegt, laut der seit den letzten zwei Jahren Reisen zu Unternehmensstandorten fast genauso häufig sind wie Reisen zu Kundenbesuchen (35,5 % gegenüber 36,1 %). Reisen zu Kongress- und Hotelveranstaltungsorten kommen erst danach. Dieselbe Studie ergab auch, dass Mitarbeitende eher geneigt sind, zu „Events“ zu reisen als zu „Meetings“.

Virtuelle Kontakte

Viele der Best Practices zum Teambuilding, die im Buch How The Future Works beschrieben sind, können online oder persönlich durchgeführt werden. Maßnahmenkonzepte wie die Verwendung von benutzerspezifischen Handbüchern – die den Arbeitsstil, die bevorzugten Arbeitszeiten und den Hintergrund des Benutzers beschreiben – und Kennenlernaktivitäten zu Beginn von Mitarbeiterbesprechungen funktionieren völlig unabhängig vom Ort.

Außerdem ist es wichtig, über die Gestaltung unserer Räumlichkeiten und ihre Benutzung nachzudenken. Der klassische lange Konferenztisch mit den Führungskräften an einem Ende und dem Bildschirm am anderen sollte durch eine Anordnung abgelöst werden, bei der jeder Teilnehmer alle Personen im Raum sehen und in gleich guter Audioqualität hören kann. Bei größeren Gruppensitzungen bedeutet dies, dass mehrere Bildschirme, Mikrofone und Kameras vorhanden sein müssen.

Und darüber hinaus: Angesichts von zwei Generationen von Digital Natives in der Belegschaft können und sollten Führungskräfte verstärkt jüngere Teammitglieder einbeziehen, um frische Ideen zu erhalten.

Beziehungen aufbauen, um schwache Bindungen zu fördern

Flexible Arbeitsbereiche

Über das Stadium, in dem „Abwarten“ die richtige Antwort auf Office-Redesign war, sind wir längst hinaus. In den USA entspricht die Büroauslastung weitgehend den durchschnittlichen Arbeitsplatzrichtlinien der Unternehmen und liegt damit etwa bei der Hälfte des Wertes vor der Pandemie. Ähnliche Trends sind in Kanada, Großbritannien und Australien zu beobachten. Während dies in anderen Ländern in geringerem Maße ebenfalls zutrifft, zeigen Studien von MillerKnoll, dass selbst in Ländern wie Indien und Japan nur bei 61 % bzw. 63 % der Unternehmen Vollzeit im Büro gearbeitet wird.

Die primäre Rolle des Büros hat sich von einem Ort der individuellen Arbeit zu einem Ort der Zusammenarbeit und des menschlichen Kontakts gewandelt. Wir brauchen flexible Räume, die den wechselnden Teamanforderungen gerecht werden und interaktiver sind, um informelle Zusammenkünfte und Gespräche innerhalb und zwischen Teams zu fördern.

Virtuelle Beziehungen fördern

Auf Interessen basierende virtuelle Communitys sind der beste Weg, Beziehungen über Teams und Funktionen hinweg aufzubauen – schwache Bindungen, an denen es bisher gemangelt hat. Mithilfe von Tools wie Microsoft Teams und Slack lassen sich Kanäle für unternehmensweite Gespräche einrichten.

Einige Beispiele:

Ressourcengruppen für Mitarbeitende

Kanäle, über die Mitglieder einer Gruppe Kontakte knüpfen und sich gegenseitig unterstützen können, sind besonders wichtig für Gruppen, die lokal oft zu klein, global aber sehr groß sind.

Persönliche Interessen

Klassische Beispiele sind „Katzen“ und „Hunde“, aber natürlich gibt es noch viele andere Themen. Beispielsweise hat ein Mitarbeiter ursprünglich für fünf Freunde in New York City einen „Sneakerheads“-Kanal gegründet, der viral ging und inzwischen Hunderte von Mitarbeitenden aus Niederlassungen auf der ganzen Welt miteinander verbindet.

Arbeitsthemen

Wenn Menschen Gelegenheit bekommen, mit anderen zu teilen, was sie über geschäftsbezogene Themen lesen, sehen und hören, können auch neue Ideen entstehen, die für unterschiedliche Gruppen und Perspektiven von Bedeutung sind.

Persönlicher Kontakt

Lokale und globale Gemeinschaften zu stärken, ist der beste Weg, um die Verbundenheit von Mitarbeitenden mit dem Unternehmen zu vertiefen und „weak ties“ im Sinne schwacher Bindungen zwischen verschiedenen Funktionen zu schaffen. Veranstalten Sie wöchentlich eine gemeinsame Mahlzeit in der örtlichen Niederlassung und fördern Sie durch ehrenamtliche Gruppenaktivitäten auch das Engagement der örtlichen Community. Denken Sie etwa an eine Happy Hour und andere Events, die die Mitarbeitenden schätzen, z. B. „Brown-Bag Lunches“, die von verschiedenen Funktionen und Führungskräften veranstaltet werden, oder betriebliche Bildungsprogramme.

Sie haben an einem Standort mit 20 oder mehr Mitarbeitern keinen passenden Büroraum? Unterstützen Sie die Veranstaltung von örtlichen Teamtreffen, suchen Sie nach einem lokalen „Community Manager“, der beim Aufbau eines Netzwerks von sozialen Kontakten hilft, und schicken Sie Führungskräften vor Ort, um den Kontakt zu vertiefen.

Wir leben in einer Welt der verteilten Arbeit, und ein Zurück wird es nicht geben. Digitale Tools und virtuelle Communitys werden weiterhin eine Schlüsselrolle beim Teambuilding spielen. Doch darüber hinaus sollten wir uns fragen, ob in der Gegenwart und Zukunft der dezentralisierten Arbeit unsere Räumlichkeiten für diese Zwecke geeignet sind.