Lorsque les personnes reviennent, elles découvrent souvent que les bureaux ne sont plus adaptés à leurs besoins. Les rangées fixes de bureaux et de salles de réunion restent en grande partie inutilisées, le mobilier manque d’ergonomie et les ateliers d’équipe et les espaces de réunion peuvent être difficiles à réserver.

Le virtuel uniquement ne fonctionne pas : demandez à n’importe quelle entreprise qui mise sur le télétravail comment elle s’en est sortie durant la pandémie, lorsqu’elle ne pouvait pas réunir ses équipes. Mais un trop grand nombre d’entreprises réduit son budget accordé aux déplacements à un moment où les équipes ont désespérément besoin de créer du lien.

Alors, quelle est la voie à suivre ?

Créer du lien entre les équipes

Réunions en présentiel

Les réunions d’équipe renforcent les liens et sont essentielles au bien-être de l’équipe et à l’implication des employés. Le fournisseur de logiciels Atlassian a mené une étude sur ses équipes qui se réunissaient tous les trimestres et a constaté une forte hausse de leur implication, qui demeurait pendant environ quatre à cinq mois.

Les bonnes pratiques incluent des concepts tels que :

• Un minimum garantissant que tous les collaborateurs se réunissent avec leur équipe, leur groupe fonctionnel ou à l’échelle de l’entreprise au moins une fois par trimestre.

• Le remplacement de réunions semestrielles pour les équipes fonctionnelles par des réunions semestrielles pour les équipes interfonctionnelles.

• La garantie que les rassemblements trimestriels ou moins fréquents soient au moins à 50 % de nature « sociale » : exercices de team building, repas de groupe ou activités de bénévolat.

Les activités habituellement réalisées hors site sont effectuées sur site. Nous en voyons la preuve dans une récente étude de MillerKnoll, qui a révélé que les déplacements vers les sites d’entreprise au cours des deux dernières années sont désormais presque équivalents aux déplacements liés aux rendez-vous clients (35,5 % contre 36,1 %, respectivement). Cela conduit à des déplacements vers des lieux de congrès et des hôtels. La même étude a révélé que les personnes préfèrent se déplacer pour des « événements » que pour des « réunions ».

Connexion virtuelle

De nombreuses bonnes pratiques de cohérence d’équipe que nous décrivons dans le livre Le fonctionnement de l’avenir peut avoir lieu en ligne ou en présentiel. Des concepts comme les manuels personnels (façon de travailler, horaires préférés et partage d’expérience) et l’utilisation d’outils brise-glace pour démarrer des réunions de RH, quel que soit le lieu.

Il est également important de réfléchir à la conception de nos espaces physiques et à l’utilisation que nous en faisons. La longue table rectangulaire classique avec des personnes séniors à une extrémité et un écran à l’autre doit être remplacée par une configuration qui permet à chacun de voir tous ceux qui se trouvent dans la pièce et à tous ceux qui sont connectés d’entendre aussi bien. Pour les réunions en plus grand groupe, cela signifie plusieurs écrans, plusieurs microphones et plusieurs caméras.

De plus, avec deux générations nées avec le numérique au sein de nos effectifs, les dirigeants peuvent, et doivent, se tourner vers les jeunes membres de l’équipe pour trouver des idées.

Renforcer les liens interpersonnels

Espaces de travail modulables

Nous n’en sommes plus au stade où l’on attendait de voir si quelque chose fonctionnait avant de repenser des locaux professionnels. Aux États-Unis, l’utilisation des bureaux est la plupart du temps conforme aux politiques des entreprises en matière d’environnement de travail, c’était environ la moitié avant la pandémie. On observe les mêmes tendances au Canada, au Royaume-Uni et en Australie. Même si c’est moins le cas dans d’autres pays, les recherches de MillerKnoll révèlent que dans des pays comme l’Inde et le Japon, seulement 61 % et 63 % (respectivement) des collaborateurs travaillent à temps plein depuis les locaux de leur entreprise.

Le rôle principal des bureaux est passé d’un lieu de travail individuel à un lieu de collaboration et de connexion. Nous avons besoin d’espaces flexibles pour répondre aux demandes changeantes des équipes, et d’espaces plus interactifs pour stimuler les interactions et les conversations occasionnelles au sein des équipes, et entre les différentes équipes.

Créer des liens virtuellement

Les communautés virtuelles basées sur des intérêts communs représentent un excellent moyen de nouer des liens entre les équipes et entre les différents postes : ce sont les « liens interpersonnels » qui nous manquaient. Des outils comme Microsoft Teams et Slack permettent de créer des canaux de conversations à l’échelle d’une entreprise.

Quelques exemples :

Groupes de ressources pour collaborateurs

Des canaux permettant aux membres d’un groupe d’entrer en contact et de se soutenir mutuellement sont essentiels pour les groupes qui sont souvent petits au niveau local, mais grands à l’échelle mondiale.

Intérêts personnels

Les « chats » et les « chiens » sont des classiques, mais il y en a bien d’autres. Par exemple, un employé a lancé une chaîne « fans de sneakers » pour cinq amis à New York, qui est devenue virale, et a finalement mis en relation des centaines de collaborateurs dans des bureaux du monde entier.

Sujets professionnels

Encourager les personnes à parler de ce qu’elles lisent, voient et entendent sur des sujets professionnels peut également susciter de nouvelles idées utiles à divers groupes et points de vue.

Les liens en présentiel

Le renforcement des communautés locales et mondiales est un excellent moyen de renforcer les liens entre des collaborateurs et leur entreprise, et les liens interpersonnels entre les différentes fonctions. Encouragez les repas communs hebdomadaires sur site, à l’échelle locale, et la participation à la communauté locale à travers des activités de bénévolat en groupe. Allez plus loin que l’after-work et pensez à des activités appréciées des collaborateurs, comme des pique-niques organisés par différentes fonctions et dirigeants et des programmes de formation au sein de l’entreprise.

Votre agence compte moins de 20 collaborateurs ? Encouragez-les et aidez-les à organiser des réunions d’équipe au niveau local, à définir un « responsable de la communauté » local pour les aider à créer un tissu social et à organiser des voyages professionnels pour créer du lien à l’échelle locale.

Nous évoluons désormais dans des environnements de travail où nous sommes éloignés géographiquement, et cela n’est pas près de changer. Les outils numériques et les communautés virtuelles continueront de jouer un rôle clé dans l’établissement de liens. Demandons-nous aussi si nos espaces physiques sont adaptés aux objectifs de notre environnement de travail à distance futur (et présent).