Wanneer mensen wél terugkomen, ontdekken ze vaak ook dat kantoren niet geschikt zijn voor hun behoeften. Vaste rijen bureaus en vergaderruimtes blijven grotendeels ongebruikt, het meubilair is niet ergonomisch genoeg en teamworkshops en ontmoetingsruimtes zijn soms moeilijk te reserveren.

'Alleen virtueel' werkt niet - vraag maar eens aan de bedrijven die het meest op afstand werken hoe het hen verging tijdens de pandemie toen ze hun teams niet bij elkaar konden brengen. Maar te veel bedrijven bezuinigen op reisbudgetten in een tijd waarin teams juist dringend verbondenheid moeten opbouwen.

Dus hoe moeten we nu verder?

Verbondenheid creëren voor teams

Fysieke bijeenkomsten

Bijeenkomsten op teamniveau zorgen voor diepere verbondenheid en zijn essentieel voor de gezondheid van het team en de betrokkenheid van medewerkers. Softwareleverancier Atlassian bestudeerde teams die elk kwartaal bij elkaar kwamen en ontdekte dat de betrokkenheid van medewerkers enorm toenam en ongeveer vier tot vijf maanden zo bleef.

De beste werkwijzen omvatten concepten zoals:

• Minimale waarborgen dat alle medewerkers minstens elk kwartaal bij hun team, functionele groep of bedrijf zijn.

• Halfjaarlijkse bijeenkomsten voor functionele teams afgewisseld met halfjaarlijkse voor crossfunctionele teams.

• Ervoor zorgen dat driemaandelijkse of minder frequente bijeenkomsten voor minstens 50% 'sociaal' van aard zijn: teambuildingoefeningen, gezamenlijke maaltijden of vrijwilligersactiviteiten.

Onsite is het nieuwe offsite. We zien het bewijs hiervan in recent onderzoek van MillerKnoll, waaruit bleek dat reizen naar bedrijfslocaties in de afgelopen twee jaar nu bijna gelijk is aan reizen om klanten te bezoeken (respectievelijk 35,5% en 36,1%). Dit leidt tot reizen naar congres- en hotellocaties. Uit hetzelfde onderzoek blijkt dat mensen meer willen reizen voor 'evenementen' dan voor 'vergaderingen'.

Virtuele verbondenheid

Veel van de best practices rond teamverbinding die we hebben beschreven in het boek How the Future Works kunnen online of persoonlijk worden uitgevoerd. Concepten als persoonlijke gebruiksaanwijzingen - het delen van uw werkstijl, voorkeurstijden en achtergrond - en het gebruik van ijsbrekers als start van personeelsvergaderingen werken ongeacht de locatie.

Het is ook belangrijk om na te denken over het ontwerp van onze fysieke ruimtes en hoe we die gebruiken. De klassieke lange, rechthoekige tafel met senioren aan de ene kant en het scherm aan de andere kant moet worden vervangen door opstellingen waarmee iedereen de mensen in de ruimte kan zien en iedereen die inbelt evenveel kan horen. Voor grotere groepssessies betekent dat meerdere schermen, microfoons en camera's.

Bovendien kunnen en moeten leiders zich, met twee generaties digital natives in ons personeelsbestand, tot jongere teamleden wenden voor ideeën.

Bouwen aan verbondenheid voor zwakke banden

Flexibele werkruimtes

We zijn het stadium al lang voorbij waarin 'afwachten' het juiste antwoord is op de herinrichting van kantoren. In de VS ligt het kantoorgebruik grotendeels in lijn met het gemiddelde van het werkplekbeleid van bedrijven, ongeveer de helft van wat het vóór de pandemie was. Er zijn vergelijkbare trends in Canada, Groot-Brittannië en Australië. Hoewel dit in andere landen minder het geval is, zien we in het onderzoek van MillerKnoll dat zelfs in landen als India en Japan bij slechts respectievelijk 61% en 63% van de bedrijven fulltime op kantoor wordt gewerkt.

De primaire rol van kantoren is veranderd van een plek voor individueel werk naar een plek voor samenwerking en verbondenheid. We hebben ruimtes nodig die flexibel zijn om aan de veranderende eisen van teams te voldoen, en interactiever om toevallige ontmoetingen en gesprekken binnen en tussen teams te stimuleren.

Virtueel een band opbouwen

Virtuele gemeenschappen op basis van interesses zijn een geweldige manier om banden op te bouwen tussen teams en functies - de 'zwakke banden' die we tot nu toe misten. Door gebruik te maken van tools als Microsoft Teams en Slack worden kanalen gecreëerd voor gesprekken die zich over de hele organisatie uitstrekken.

Een paar voorbeelden:

Resourcegroepen voor medewerkers

Kanalen voor leden van een groep om met elkaar in contact te komen en elkaar te ondersteunen zijn van cruciaal belang voor groepen die vaak lokaal te klein zijn, maar wereldwijd aanzienlijk.

Persoonlijke interesses

'Katten' en 'honden' zijn klassieke voorbeelden, maar er zijn er nog veel meer. Een medewerker startte bijvoorbeeld een 'sneakerheads'-kanaal voor vijf vrienden in New York City, dat viraal ging en uiteindelijk honderden medewerkers van kantoren over de hele wereld met elkaar in contact bracht.

Werkonderwerpen

Mensen aanmoedigen om te delen wat ze lezen, zien en horen over onderwerpen die verband houden met het bedrijf, kan ook leiden tot nieuwe ideeën die verschillende groepen en perspectieven doorkruisen.

Persoonlijke verbondenheid

Het versterken van lokale en wereldwijde gemeenschappen is een geweldige manier om de binding van medewerkers met het bedrijf en zwakke banden tussen functies te versterken. Moedig niet alleen de wekelijkse gezamenlijke maaltijd op het plaatselijke kantoor aan, maar ook de betrokkenheid bij de plaatselijke gemeenschap door middel van vrijwilligersactiviteiten in groepsverband. Denk verder dan het happy hour en organiseer dingen die mensen waarderen, zoals brownbag-lunches onder leiding van verschillende functies en leiders en educatieve programma's op kantoor.

Hebt u geen kantoor op een locatie met 20 of meer medewerkers? Moedig uw medewerkers aan om lokaal teambijeenkomsten te organiseren en ondersteun ze daarbij, zoek een lokale 'community manager' om te helpen bij het opbouwen van een sociale structuur en organiseer reizen van leidinggevenden zo dat lokaal verbondenheid kan worden opgebouwd.

We leven in een wereld van verspreid werk, en er is geen weg terug. Digitale tools en virtuele gemeenschappen zullen een sleutelrol blijven spelen bij het opbouwen van verbondenheid. Het is ook tijd om ons af te vragen of de fysieke ruimtes die we hebben wel geschikt zijn voor onze doeleinden in deze verspreide toekomst ... en het heden.