In 1983 bedacht de Amerikaanse architect Robert Luchetti het concept van het kantoor als een reeks activiteitsopstellingen. 

Meer dan een decennium later in zijn boek Kantoren bestaan niet meer bedacht de Nederlandse werkplekadviseur en auteur Erik Veldhoen de term 'activiteitsgericht werken'.

In de daaropvolgende 30 jaar bleken deze ideeën opmerkelijk veerkrachtig. Sterker nog, veel werkplekstrategen beschouwen het ondersteunen van activiteitsgericht werken als vooruitstrevend beleid. Bij deze aanpak hangt de waarde die mensen uit hun werkplek halen af van hoe goed of hoe slecht de werkplek hun werkactiviteiten ondersteunt.

Hoewel op activiteiten gebaseerd werk nog steeds een bruikbaar model is, moeten organisaties ook rekening houden met aanvullende input om ervoor te zorgen dat werkplekken relaties ondersteunen, en niet alleen activiteiten.

Van de enige plek naar de beste plek

Tegenwoordig kunnen mensen die achter een bureau werken, de meeste activiteiten bijna overal uitvoeren. De werkplek is niet langer de enige plek waar werk wordt gedaan. Toch kan het nog steeds de beste plek zijn voor het soort werk dat mogelijk wordt gemaakt door sterke interpersoonlijke relaties.   Gegevensanalyse van het Workplace Unlimited-rapport uit 2024, The Enticing Workplace, onthult de meest aantrekkelijke en ontmoedigende factoren die van invloed zijn op de beslissing van mensen om naar kantoor te komen.

Factoren waardoor mensen naar kantoor komen, vragen om ruimtes die zijn ontworpen voor interactie:

• Teamwerk

• Socialiseren

• Verbondenheid

Twee van de drie factoren waardoor mensen thuis werken, vragen om ruimtes 
die zijn ontworpen met het oog op focus:

• Reiskosten

• Concentratie

• Privacy (bijv. geluidsbeheersing, vertrouwelijkheid)

Het nieuwste beursprogramma op het gebied van organisatiesociologie, waaronder het werk van MillerKnoll-partner Andreas Hoffbauer, Ph.D., erkent dat modern werk een collectieve inspanning is. Bijdragen aan bedrijfsresultaten hangt samen met communiceren, coördineren, kennis delen en beslissingen nemen samen met anderen. Relaties hebben invloed op het succes van al deze ondernemingen, ongeacht de omvang, functie of mate van verantwoordelijkheid.

Werkplekplanning kan het opbouwen van relaties bevorderen of belemmeren. Bewustwording is de eerste stap. Maar hoe ziet de volgende stap eruit waarbij we een werkplek plannen die relatiegericht werk ondersteunt?

Een matrix van interactie

In plaats van een reeks ruimtes te creëren die zijn toegesneden op specifieke werkactiviteiten, vraagt een op relaties gebaseerd werkmodel ons om na te denken over wie er ondersteuning nodig heeft en wat de aard van hun interacties is. 

Mensen doorlopen verschillende niveaus van doelgerichte en informele interacties gedurende een werkdag. De werkplek moet al deze interacties ondersteunen. 

Bij MillerKnoll denken we na over het ondersteunen van mensen op drie interactieniveaus:

1. Op het niveau van de gemeenschap vindt interactie plaats tussen vertegenwoordigers van twee of meer groepen die een losse relatie met elkaar hebben.

2. Op het niveau van de groep vindt interactie plaats tussen twee of meer mensen die een bepaalde relatie met elkaar hebben. Het kan bijvoorbeeld zo zijn dat ze in hetzelfde team zitten.

3. Op het niveau van de individu draait interactie minder om het contact met anderen en meer om het welzijn van elk individu.

We verdelen typische interacties op de werkplek in twee verschillende modi: uitwisselen/reflecteren en produceren. Deze modi sluiten aan bij de manier waarop ideeën zich door een organisatie bewegen.

• De uitwisselings-/reflectiemodus houdt zich bezig met ideeën in de beginfase: alle ideeën, van waar een organisatie voor staat tot wat ze op de lange termijn willen bereiken, en hoe ze dat kunnen bereiken.

• Bij de productiemodus gaat het vrijwel uitsluitend om ideeën die begrepen, duidelijk en herhaalbaar zijn.

Denk eens aan het verschil tussen rust en focus om het verschil tussen uitwisselen/reflecteren en produceren te begrijpen. Mensen kunnen op een bepaalde dag op zoek gaan naar ruimtes voor beide activiteiten, maar die ruimtes zien er waarschijnlijk heel verschillend uit.

De implicaties voor de ruimte

Zowel uitwisselingen/reflecties als productieactiviteiten vinden plaats op het niveau van gemeenschap, groep en individu. Deze interactiematrix laat de complexiteit van ruimteplanning voor de moderne werkplek zien.

In het verleden kon het overgrote deel van het kantoorvloeroppervlak voor individuele productiviteit worden gebruikt. Welzijnsruimtes en loungeplekken waren leuke extra's, maar werden niet als essentieel beschouwd. Tegenwoordig zien we ze als onderdeel van een groter geheel.

De dynamiek van het moderne werk vereist een veel breder scala aan ruimtetypen. Hieronder vallen ruimtes die zijn ontworpen om interactie op gemeenschaps- en groepsniveau te ondersteunen, maar ook ruimtes die geschikt zijn voor uitwisselings-/reflectieactiviteiten. Degenen die werkplekken plannen en ontwerpen, moeten erkennen dat het ondersteunen van werkactiviteiten belangrijk blijft, maar dat het ondersteunen van de sociale relaties die activiteiten mogelijk maken, cruciaal is.

Meer informatie over hoe dit zich vertaalt in planningsideeën voor de moderne werkplek is te vinden in Design with Impact-opstellingen.

Samenvatting van 3 punten

1. Hoewel activiteitsgericht werken voor veel organisaties nog steeds relevant is, sluit het ondersteunen van relatiegericht werken beter aan bij de waarde die mensen en organisaties vandaag de dag uit hun werkomgeving halen.

2. Effectieve werkplekplanning houdt in dat er omgevingen worden gecreëerd die interacties op individueel, groeps- en gemeenschapsniveau ondersteunen.

3. Het plannen en ontwerpen van een werkplek die een breed scala aan interacties ondersteunt, is een bewezen principe waarmee architecten en ontwerpers hun klanten kunnen helpen de gewenste resultaten te behalen.